Ustawa o ochronie sygnalistów nakazuje przedsiębiorcom zatrudniającym powyżej 50 pracowników, ustalić i wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłoszeń naruszeń prawa. Jest na to czas tylko do 25 września 2024 r.
Jak liczyć limit zatrudnienia?
Oceniając konieczność wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorca powinien dokonać oceny, czy 1 stycznia 2024 r. jak i 1 lipca 2024 r. nie doszło do przekroczenia liczby 50 osób. Nawet jeśli w obecnym roku do tego nie dojdzie, to przedsiębiorca będzie musiał monitorować stan zatrudnienia każdego roku, w terminach: 1 stycznia i 1 lipca.
Przy obliczaniu poziomu zatrudnienia należy wziąć pod uwagę nie tylko samych pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), lecz także osoby wykonujące pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło czy B2B), o ile tego typu podmioty same nie zatrudniają pracowników do pracy, która jest wykonywana na rzecz przedsiębiorcy (tutaj każda osoba jest liczona x1).
Przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników, mogą na zasadzie dobrowolności wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa określa obowiązkowe elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych, do których należą:
- określenie osoby bądź jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych,
- ustanowienie kanałów przekazywania przez sygnalistę zgłoszeń wewnętrznych (co najmniej w formie ustnej lub pisemnej),
- określenie bezstronnej osoby bądź jednostki do podejmowania działań następczych,
- rozstrzygnięcie, czy przedsiębiorca będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe,
- wprowadzenie obowiązku potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz poinformowania go o podjętych działaniach,
- przekazanie informacji o sposobie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
W procedurze można dodatkowo określić system zachęt sygnalistów do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych (zamiast ze zgłoszeń zewnętrznych). Można również wskazać czynniki ryzyka, które odpowiadają profilowi danego przedsiębiorcy i które mogą sprzyjać możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa, związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych przez tego przedsiębiorcę.
Jak wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wymaga przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników danego przedsiębiorcy. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni. Co istotne, pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia uwag przedstawicieli pracowników.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Zwracamy uwagę, że przedsiębiorca ma obowiązek przekazać informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych każdemu nowemu pracownikowi/świadczeniobiorcy wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy adwokaci i radcowie prawni.
