AI BLOG

HR
SPOT

2025-01-30

Kontrole ZUS, cz. 3. Jakie obwiązki ma podmiot kontrolowany?

To kolejny artykuł z naszego cyklu poświęconego kontrolom ZUS. W poprzednich tekstach wskazaliśmy, co najczęściej było przedmiotem kontroli ZUS w 2024 roku [link] oraz jakie dokumenty najczęściej podlegają kontroli [link]. Tym razem wyjaśniamy, jakie obowiązki spoczywają na podmiocie kontrolowanym.

Płatnik składek, ma kilka kluczowych obowiązków w trakcie kontroli ZUS. Są to:

Udostępnienie dokumentów
Płatnik składek musi dostarczyć ZUS dokumenty związane z zakresem kontroli. Dodatkowo, jeśli ZUS tego zażąda, płatnik ma obowiązek:

  • Sporządzić kopie dokumentów,
  • Dokonać tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych na język polski.

    Warto pamiętać, że wszystkie te czynności płatnik musi wykonać nieodpłatnie.

    Forma udostępniania dokumentów
    W dobie elektronicznej dokumentacji, w tym ksiąg rachunkowych, logiczne wydaje się, że dokumenty można przekazać w formie cyfrowej. Jednak ZUS nie zawsze zgadza się na wyłącznie elektroniczne udostępnienie, co może stanowić dodatkowe wyzwanie dla płatnika.

    Zapewnienie warunków dla inspektorów ZUS
    Płatnik składek musi zapewnić inspektorom ZUS:

    • Środki łączności,
    • Inne niezbędne środki techniczne potrzebne do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
    • Wyjaśnienia na pytania kontrolujących.

      Konsekwencje niewywiązania się z obowiązków

      Niedopełnienie obowiązków przez podmiot kontrolowany może prowadzić do poważnych konsekwencji:

      Grzywna
      Przepisy przewidują karę grzywny do 5 000 zł za udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli. Jednak nie każde działanie płatnika od razu skutkuje grzywną – musi wystąpić skutek w postaci braku możliwości przeprowadzenia kontroli lub jej znacznego utrudnienia.

      Przeniesienie kontroli do jednostki ZUS
      Jeśli płatnik nie zapewni odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, ZUS może podjąć decyzję o przeprowadzeniu czynności w swojej terenowej jednostce. W takim przypadku płatnik ma obowiązek dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty do siedziby ZUS.

      Ocena ryzyka odmowy
      Każda odmowa wykonania obowiązku powinna być dokładnie przemyślana zarówno pod kątem prawnym, jak i praktycznym. Warto ocenić, czy jest ona uzasadniona i jakie mogą być jej skutki. Nierozważne działania mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także wpłynąć na przebieg i wynik kontroli.

        Co dalej?

        Przygotowanie na kontrolę ZUS wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również sprawnej organizacji. W kolejnym artykule wyjaśnimy, jak długo może trwać kontrola ZUS i co wpływa na jej czas trwania.

        Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.

        Katarzyna Łochowska

        MŁODSZY PARTNER, ADWOKAT

        GŁÓWNE OBSZARY ZAINTERESOWAŃ Specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Posiada w...