To kolejny artykuł z naszego cyklu poświęconego kontrolom ZUS. W poprzednich tekstach wskazaliśmy, co najczęściej było przedmiotem kontroli ZUS w 2024 roku ( link ) oraz jakie dokumenty najczęściej podlegają kontroli ( link ) . Tym razem wyjaśniamy, jakie obowiązki spoczywają na podmiocie kontrolowanym.

Płatnik składek, ma kilka kluczowych obowiązków w trakcie kontroli ZUS. Są to:

– Udostępnienie dokumentów
Płatnik składek musi dostarczyć ZUS dokumenty związane z zakresem kontroli. Dodatkowo, jeśli ZUS tego zażąda, płatnik ma obowiązek:

• Sporządzić kopie dokumentów,
• Dokonać tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych na język polski.

Warto pamiętać, że wszystkie te czynności płatnik musi wykonać nieodpłatnie.

– Forma udostępniania dokumentów
W dobie elektronicznej dokumentacji, w tym ksiąg rachunkowych, logiczne wydaje się, że dokumenty można przekazać w formie cyfrowej. Jednak ZUS nie zawsze zgadza się na wyłącznie elektroniczne udostępnienie, co może stanowić dodatkowe wyzwanie dla płatnika.

– Zapewnienie warunków dla inspektorów ZUS
Płatnik składek musi zapewnić inspektorom ZUS:

• Środki łączności,
• Inne niezbędne środki techniczne potrzebne do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• Wyjaśnienia na pytania kontrolujących.

Konsekwencje niewywiązania się z obowiązków

Niedopełnienie obowiązków przez podmiot kontrolowany może prowadzić do poważnych konsekwencji:

– Grzywna
Przepisy przewidują karę grzywny do 5 000 zł za udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia kontroli. Jednak nie każde działanie płatnika od razu skutkuje grzywną – musi wystąpić skutek w postaci braku możliwości przeprowadzenia kontroli lub jej znacznego utrudnienia.

– Przeniesienie kontroli do jednostki ZUS
Jeśli płatnik nie zapewni odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, ZUS może podjąć decyzję o przeprowadzeniu czynności w swojej terenowej jednostce. W takim przypadku płatnik ma obowiązek dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty do siedziby ZUS.

– Ocena ryzyka odmowy
Każda odmowa wykonania obowiązku powinna być dokładnie przemyślana zarówno pod kątem prawnym, jak i praktycznym. Warto ocenić, czy jest ona uzasadniona i jakie mogą być jej skutki. Nierozważne działania mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także wpłynąć na przebieg i wynik kontroli.

Co dalej?

Przygotowanie na kontrolę ZUS wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również sprawnej organizacji. W kolejnym artykule wyjaśnimy, jak długo może trwać kontrola ZUS i co wpływa na jej czas trwania.

Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.