Kontynuujemy nasz cykl o kontrolach ZUS! W poprzednim artykule [link] przedstawiliśmy, co najczęściej było przedmiotem kontroli ZUS w 2024 roku oraz w jaki sposób typowane są firmy do kontroli. Tym razem skupimy się na dokumentach, które ZUS może kontrolować.
Kontrole przeprowadzane przez ZUS budzą wiele pytań, szczególnie w zakresie dokumentów, które płatnik składek musi udostępnić. Kluczowe jest, aby dokumenty te dotyczyły zakresu kontroli określonego w upoważnieniu. Inspektor nie ma prawa do wglądu w całą dokumentację firmy, taką jak pełne księgi rachunkowe czy dokumentacja handlowa, lecz tylko w tę, która jest bezpośrednio związana z zakresem kontroli.
Najczęściej kontrolowane dokumenty:
– Listy płac i akta osobowe pracowników
ZUS dokładnie analizuje listy płac oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem i wypłatą wynagrodzeń. Sprawdza, czy składki zostały naliczone i odprowadzone zgodnie z przepisami.
– Umowy cywilnoprawne (umowy zlecenia i umowy o dzieło) wraz z wystawionymi rachunkami
Inspektorzy weryfikują, czy charakter wykonywanej pracy jest zgodny z rodzajem zawartej umowy. Jest to kluczowe dla ustalenia, czy od umowy powinny być odprowadzane składki.
– Dokumenty dotyczące zasiłków
Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z wypłatą zasiłków chorobowych, macierzyńskich oraz innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych. ZUS sprawdza, czy świadczenia te są naliczane i wypłacane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
– Księgi rachunkowe
W trakcie kontroli ZUS może zażądać dostępu do ksiąg rachunkowych firmy, aby sprawdzić, czy wydatki związane z zatrudnieniem oraz odprowadzaniem składek są prawidłowo księgowane.
– Dokumenty dotyczące płatnika
Do tych dokumentów należą: decyzje o nadaniu NIP, REGON, umowa spółki, uchwały związane z powołaniem zarządu i ustaleniem wynagrodzeń członków zarządu, książka kontroli.
Czy ZUS może kontrolować umowy z kontrahentami?
Jednym z częstych pytań jest to, czy płatnik składek musi udostępniać umowy współpracy z kontrahentami oraz powiązane z tymi umowami faktury VAT. Kwestia ta była przedmiotem orzeczeń NSA, który uznał, że jeśli dokumenty te mogą mieć istotny wpływ na ustalenie właściwego płatnika składek, prawidłowości ich naliczenia lub zgłoszenia do ubezpieczeń osób wykonujących umowy na rzecz spółki, to ZUS ma prawo je kontrolować. W takim przypadku płatnik składek jest zobowiązany do ich udostępnienia.
W następnym artykule opiszemy, jakie obowiązki ma podmiot kontrolowany.
Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.