Z danych zawartych w sprawozdaniu z działalności ZUS wynika, że w 2023 roku przeprowadzono 26 754 kontrole płatników składek, w tym 97,1% kontroli było zaplanowanych, a 2,9% doraźnych. Nieprawidłowości ujawniono w 93,7% przypadkach. Kwota ustalonych nieprawidłowości finansowych w zakresie składek i świadczeń wyniosła ogółem 489,0 mln zł. Statystyki za rok 2024 prawdopodobnie będą zbliżone do tych z 2023 roku. Z tak wysokiego odsetka można wnioskować, że ZUS skutecznie typuje podmioty do kontroli, skoro w przeważającym zakresie wykrywane są nieprawidłowości.
Jak ZUS typuje firmy do kontroli?
Z informacji publikowanych przez ZUS, a także tych uzyskanych od kontrolujących wiadomo, że decyzje o kontrolach opierają się na analizie ogromnej liczby danych zapisanych na kontach płatników składek i ubezpieczonych. ZUS korzysta z oprogramowania, które przeprowadza analizę ryzyka naruszenia przepisów. Pod uwagę brane są także podmioty wypłacające części świadczeń z ubezpieczeń społecznych, zatrudniające powyżej 20 osób.
Szanse na uniknięcie kontroli ZUS w przypadku większych firm, które naruszają przepisy, są niewielkie – prędzej czy później oprogramowanie ZUS wytypuje taki podmiot do planowanej kontroli.
Jakie naruszenia przepisów są najczęstsze i co kontroluje ZUS?
- Prawidłowość zgłaszania pracowników do ubezpieczeń. Jednym z najczęściej wykrywanych błędów jest nieprawidłowe naliczanie składek przy zawieraniu umów cywilnoprawnych z własnym pracodawcą lub przy umowach cywilnoprawnych zawieranych z podmiotem trzecim, gdy praca faktycznie wykonywana jest na rzecz pracodawcy. W takiej sytuacji umowa cywilnoprawna powinna być potraktowana jako kontynuacja zatrudnienia pracowniczego, a składki naliczane łącznie z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Zwykle jednak od umowy cywilnoprawnej pobierana jest tylko składka zdrowotna, co obniża koszty zatrudnienia z tytułu umowy cywilnoprawnej.
- Prawidłowość wyboru podstawy zatrudnienia. Mimo że w Polsce obowiązuje zasada swobody umów, ZUS często podważa wybór umowy o dzieło jako podstawy wykonania czynności na rzecz płatnika składek. Definicja tej umowy została ostatnio zawężona zarówno przez ZUS, jak i orzecznictwo sądów. Umowa o dzieło to już nie tylko umowa rezultatu, ale również umowa, która ma cechować się niepowtarzalnością lub oryginalnością dzieła, co powoduje sporo trudności dla płatników składek. W przypadku zakwestionowania umowy o dzieło ZUS wydaje decyzje nakładające na płatników obowiązek odprowadzania składek jak przy umowie zlecenia.
- Pozorność zatrudnienia. ZUS sprawdza, czy umowy nie zostały zawarte wyłącznie w celu uzyskania świadczeń, bez rzeczywistego świadczenia pracy, oraz czy wynagrodzenie nie zostało sztucznie zawyżone. W przypadku stwierdzenia pozorności umowy o pracę dana osoba nie jest traktowana jako pracownik, co prowadzi do konieczności wyrejestrowania z ZUS i dokonania korekt dokumentów rozliczeniowych. Dla pracownika może to oznaczać konieczność zwrotu wypłaconych już świadczeń i wstrzymanie dalszych wypłat. Jeśli ZUS zakwestionuje wysokość wynagrodzenia, wydaje decyzję ustalającą prawidłową – według ZUS – podstawę wymiaru składek.
ZUS może również kontrolować terminowość zgłaszania do ubezpieczeń i opłacania składek oraz sprawdzać, czy płatnicy właściwe ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i dokonują prawidłowych rozliczeń.
W następnym artykule opiszemy jakie dokumenty może kontrolować ZUS i jakie obowiązki ma podmiot kontrolowany.
Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy adwokaci i radcowie prawni.
