Publikacje

Prawo handlowe

Uelastycznienia w zakresie funkcjonowania organów spółek kapitałowych (część II)

Anna Bednarska, Aplikant radcowski
Kraków, 21.05.2020

Ograniczenia możliwości swobodnego przemieszczania się, ryzyko organizowania wieloosobowych posiedzeń, trudności organizacyjne i techniczne a także konieczność zachowania reżimu sanitarnego – są to przykładowe wyzwania, przed którymi stoją Polskie spółki. Coraz częściej spotykane ograniczenia przyjętego dotychczas sposobu funkcjonowania spółek powstałe w związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną przesądziły o konieczności wprowadzenia nowych zasad uelastyczniających tryb działania poszczególnych organów. W pierwszej części artykuły przedstawiono nowe przepisy i uproszczone procedury związane z odbywaniem posiedzeń Rady Nadzorczej i Zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej, który pozwalają na pracę z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W drugiej części chciałabym krótko przedstawić m.in. problematykę dotyczącą zdalnego odbywania Zgromadzenia Wspólników oraz Walnego Zgromadzenia, istotną z uwagi na aktualnie trwający okres sprawozdawczy.

 

Chciałbym przeprowadzić zmiany wymagające do swej ważności zgody wspólników (akcjonariuszy), jednak w umowie spółki (statucie) nie ma żadnych zapisów dotyczących odbycia zgromadzenia w formie zdalnej. Czy nowe przepisy proponują jakieś rozwiązania w przypadku, gdy nie ma możliwości zorganizowania zgromadzenia, na którym wezwani mogą stawić się osobiście?

 

- w przypadku Zgromadzenia Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:

 

Zgodnie ze znowelizowanym art. 2341 ksh udział w Zgromadzeniu Wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba, ze umowa spółki stanowi inaczej. Należy zatem bezwzględnie przeanalizować zapisy umowy spółki i wykluczyć na wstępie wszelkie potencjalne ograniczenia związane z taką procedurą. O udziale w Zgromadzeniu Wspólników w taki sposób postanawia zwołujący to Zgromadzenie. Udział w takim Zgromadzeniu Wspólników obejmuje w szczególności:

 

- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; i

- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników

 

Dalsza część przepisu przewiduje obowiązek uregulowania zasad „zdalnej” formy odbywania Zgromadzenia. Rada Nadzorcza (a w przypadku jej braku – wspólnicy) zobowiązana jest do określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w Zgromadzeniu Wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, gdzie ustalone zostaną kwestie techniczne i organizacyjne związane z jego odbywaniem się. Regulamin nie może jednak określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej – zasady powinny umożliwiać identyfikację wspólników i zapewniać bezpieczeństwo przekazu. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia Zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Ustawodawca dodatkowo zmodyfikował obowiązek zawiadamiania wspólników o planowanym Zgromadzeniu, o którym mowa w art. 238 ksh regulującym tryb zwołania Zgromadzenia. W przypadku, gdy udział w Zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały/uchwał.

 

Zgodnie z poprzednim brzmieniem przepisu umowa spółki mogła dopuszczać udział w Zgromadzeniu Wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W przypadku, gdy na to pozwalała, udział wspólników w Zgromadzeniu Wspólników mógł podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które były niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Nowelizacja stanowi zatem wyraźne uelastycznienie zasad odbywania Zgromadzenia i poszerza krąg spółek, które mogą skorzystać ze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość o te, które nie przewidziały uprzednio takich procedur w swoich umowach spółek.

 

Warto wskazać, że funkcjonujące dotychczas przepisy pozwalały również na powzięcie uchwały bez odbywania Zgromadzenia Wspólników a to na mocy art. 227 § 2 ksh. Powołana regulacja przewidywała – i nadal przewiduje – dwie możliwości w tym zakresie, tj.:

 

-> podjęcie uchwały pisemnie jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na postanowienia będące treścią uchwały, które mają zostać podjęte; albo

-> podjęcie uchwały pisemnie, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na późniejsze głosowanie pisemne.

 

Przepis nadal pozostaje w mocy i spółki mogą z niego korzystać, przy jednoczesnym zachowaniu wynikających z niego przyjętych dotychczas reguł oraz zasad. 

 

- w przypadku Walnego Zgromadzenia spółki akcyjnej:

 

Nowe zasady wprowadzono również w odniesieniu do sposobu zorganizowania Walnego Zgromadzenia spółek akcyjnych. Zmieniony art. 4065 ksh przewiduje, że udział w Walnym Zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. O udziale w Walnym Zgromadzeniu w taki sposób postanawia zwołujący to zgromadzenie. Udział w Walnym Zgromadzeniu we wskazany sposób obejmuje w szczególności:

 

-> dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, i;

-> wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

 

Analogicznie jak w przypadku Zgromadzenia Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, Rada Nadzorcza spółki akcyjnej określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W przypadku spółek publicznych, istnieje obowiązek zapewnienia transmisji obraz Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Zgodnie normą wyrażoną w przepisie, nie narusza to obowiązków informacyjnych określonych w przepisach w ofercie publicznej i  warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. Regulacja przed zmianą związaną z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 przewidywała jedynie możliwość, zgodnie z którą statut mógł dopuszczać udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, więc również i w tym przypadku mamy do czynienia z wyraźnym uelastycznieniem.

 

Poza wyżej wskazanymi rozwiązaniami, w dniu 3 września 2020 r. wejdą w życie kolejne zmiany związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Pierwsza z nich zawiera regulacje, zgodnie z którą w przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Zgodnie z kolejną modyfikacją na wniosek akcjonariusza złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia Walnego Zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej. W przypadku zaś, gdy potwierdzenie otrzyma pośrednik, o którym mowa w art. 68i ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2020 r. poz. 89, 284 i 288) lub podmiot, o którym mowa w art. 68i ust. 2 tej ustawy, niezwłocznie przekazuje on potwierdzenie akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi. Przepis art. 68k ust. 6 tej ustawy stosuje się odpowiednio.

 

Czym są w istocie środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, które można wykorzystać przy organizacji zdalnych posiedzeń organów?

 

Przyjmuje się, że środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość to takie narzędzia, które zapewnią transmisję audio/video. Środki powinny mieć charakter zdalny i cechować się tym, iż zapewniają jedność miejsca i czasu, tj. przekaz dokonywany jest w czasie rzeczywistym a osoby uczestniczące mają możliwość czynnego uczestnictwa (musi być umożliwiony przepływ informacji między osobami biorącymi udział w konferencji). Przykładem formy posiedzeń z użyciem środków elektronicznych mogą być: telekonferencja bądź videokonferencja (obejmująca transmitowanie odbywającego się posiedzenia do innego, dowolnego miejsca). Korzystanie z poczty internetowej nie będzie raczej zaliczać się do środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość na potrzeby ww. procedur, ponieważ nie zapewnia komunikacji w czasie rzeczywistym na takich warunkach, jakie panowałyby przy osobistym spotkaniu osób z niej korzystających. Na cele organizowania posiedzeń można skorzystać z powszechnie dostępnego oprogramowania bądź komunikatorów – Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, Skype, WhatsApp, Signal czy z rozmowy telefonicznej. Zasady uczestnictwa w posiedzeniu organu należy odróżnić od zasad oddawania głosu – te ostatnie muszą zostać jasno określone i przekazane głosującym. Używane środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość muszą również zapewnić wszelkim obradom niezbędne bezpieczeństwo. Na tle wprowadzonych rozwiązań umożliwiających zdalną pracę organów, uregulowanych poprzez wskazanie wyłącznie ogólnych zasad takiej procedury, powstają kolejne pytania natury praktycznej – jak postąpić z uchwałami, które muszą zostać podjęte w głosowaniu tajnym np. przez Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obradującym przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość? Zdaniem prof. K. Osajdy nie ma formalnych przeszkód, aby zorganizować głosowanie tajne przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, o ile Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dysponuje takim systemem, który na to pozwoli, co z kolei może wiązać się z pewnymi trudnościami natury technicznej (tak: prof. K. Osajda: Nowelizacja KSH w związku z pandemią COVID-19, Ośrodek Badań, Studiów i Legislacji Krajowej Rady Radców Prawnych). Głosowanie tajne nie będzie jednak możliwe do przeprowadzenia w odniesieniu do uchwał podejmowanych w trybie pisemnym.

 

Z uwagi na zmiany w funkcjonowaniu spółki i konieczność podjęcia nieplanowanych działań nie zdążyłem/am zgłosić informacji o beneficjentach rzeczywistych do właściwego rejestru. Czy grożą mi za to jakieś sankcje?

 

Nie, niezgłoszenie zmian w pierwotnie wskazanym terminie nie pociąga za sobą negatywnych konsekwencji. Spółki zobowiązane do zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji, tj. spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne (z wyjątkami), wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed dniem wejścia w życie rozdziału 6 Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1115 z późn. zm.), zgłaszają do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych stosowne informacje we wskazanym terminie. Uprzednia regulacja wskazywała na termin 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ww. rozdziału. Wspomniany rozdział wszedł w życie po upływie 18 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, tj. 13 października 2019 r., stąd termin na dokonanie zgłoszenia upływał pierwotnie z dniem 13 kwietnia 2020 r. Ustawa nowelizująca wydłużyła ten okres do 9 miesięcy. Ostatecznie termin na zrealizowanie obowiązku sprawozdawczego poprzez zgłoszenie informacji do centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych upływa 13 lipca 2020 r.

 

Czy można przeprowadzić posiedzenie organów innych podmiotów niż wyżej wskazane spółki w formie zdalnej? Jaką formę mogą przybierać oświadczenia woli członków takich organów?

 

Tak, istnieje taka możliwość. Zgodnie z przepisami pomocowymi (art. 15 zzzr) oświadczenie woli członka organu osoby prawnej innej niż Skarb Państwa albo jednostka samorządu terytorialnego (czyli np. spółdzielni, spółki), może zostać złożone w formie dokumentowej, a posiedzenia organów osób prawnych odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej bez konieczności jednoczesnej obecności członków tych organów. Do skuteczności takiego oświadczenia nie jest wymagane wypełnienie formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym, opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, bez względu na odmienne zastrzeżenie ustawy lub czynności prawnej.

Anna Bednarska

Anna Bednarska

Aplikant radcowski

Zobacz wszystkie publikacje
Powrót

newsletter

Zapisz się by zawsze być na bieżąco

czytaj więcej...