Nawiązując nową relację biznesową, w pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić kontrahenta. W transakcjach transgranicznych niekoniecznie jednak potrafimy go prawidłowo zidentyfikować, a często nie wiemy po prostu, gdzie go szukać. W dobie anonimowych systemów ticketowania zgłoszeń bywa, że nie mamy nawet jego danych kontaktowych, nie mówiąc już o danych rejestrowych. Poniżej kilka trików, jak szybko ustalić to elektronicznie w niemieckojęzycznym obszarze gospodarczym, będąc w Polsce.
Publiczne rejestry
Zarówno w Niemczech, Austrii, jak i w Szwajcarii istnieją publiczne rejestry odpowiadające polskiemu rejestrowi przedsiębiorców KRS. Dostęp do nich jest jednak zróżnicowany w zależności od kraju:
1. Niemcy – pod adresem https://www.unternehmensregister.de/ureg/ znajdziemy nie tylko dane rejestrowe spółek, ale i odpisy z rejestru (niemające jednak w Polsce same z siebie mocy urzędowej), jak również kopie części dokumentów składanych do rejestru, czy sprawozdania finansowe. Choć wyszukiwarka dostępna jest w różnych językach, to same informacje dostępne są wyłącznie w języku niemieckim. Informacje dostępne są za darmo i bez logowania.
2. Austria zapewnia dostęp do danych zamieszczonych w dedykowanym portalu https://justizonline.gv.at/jop/web/firmenbuchabfrage. Dane darmowe mają ograniczony zakres, który jednak do podstawowej weryfikacji powinien nam wystarczyć. Są to nazwa, forma prawna, numer wpisu, dane adresowe i dane o reprezentacji. Dane udostępniane są wyłącznie w języku niemieckim, nie mają jednak wiążącej mocy prawnej. Dostęp w szerszym zakresie wymaga logowania z profilu przedsiębiorcy lub obywatela austriackiego i odpłatności. Bardziej szczegółowe dane można jednak szybko ustalić przez notariuszy, adwokatów czy biegłych rewidentów austriackich. Nasza kancelaria współpracuje na stałe z takimi podmiotami, oferując możliwość weryfikacji w tym zakresie oraz uzyskania wiążących prawnie informacji, np. pod kątem sporządzenia w Polsce aktów notarialnych.
3. Szwajcaria – wydawać by się mogło, że sprawa się komplikuje ze względu na odrębne rejestry dla różnych kantonów, jednak w centralnym indeksie firm pod adresem https://www.zefix.ch/de/search/entity/welcome , po wpisaniu wstępnych danych kontrahenta, zostaniemy przekierowani do właściwego rejestru, który mimo opisów w kilku językach, przedstawiał będzie same informacje w języku niemieckim. Tutaj, podobnie, jak na niemieckiej platformie, ustalimy zarówno aktualne, jak i wykreślone dane, nie będą one jednak miały same z siebie mocy urzędowej. Dostęp nie wymaga logowania i jest bezpłatny.
Stopka redakcyjna, tzw. Impressum
W krajach niemieckojęzycznych przykłada się dużo większą wagę do istniejącego również w Polsce obowiązku podawania identyfikujących danych w pismach i zamówieniach handlowych, a także na stronie internetowej. Dlatego niemal na każdej oryginalnie niemieckojęzycznej stronie znajdziemy notę lub stopkę redakcyjną, zwaną Impressum, a w niej nie tylko dane spółki, ale i dane członków zarządu ze wskazaniem zasad reprezentacji. Informacje te celowo podawane są w sposób przystępny ze względu na grożące kary za ich brak.
Polityka prywatności
Jeśli jednak noty redakcyjnej na stronie internetowej kontrahenta nie dostrzeżemy, to znajdziemy zwykle Politykę prywatności strony internetowej, zwanej po angielsku Privacy Policy, a po niemiecku Datenschutzerklärung (oświadczenie o ochronie danych), gdzie wskazany powinien być wprost administrator strony lub danych znajdujących się na stronie.
VAT-VIES
Kontrahentów z Unii Europejskiej, tj. niemieckich i austriackich przedsiębiorców można też częściowo zweryfikować poprzez podanie numeru VAT kontrahenta nadanego przez inny kraj członkowski w dedykowanej wyszukiwarce https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation. Za pomocą tego narzędzia możemy sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie UE. Wymaga to jednak znajomości numeru VAT kontrahenta. Negatywny status tego numeru powinien nas zaniepokoić i skłonić do dalszych ustaleń.
Rejestry beneficjentów
Kolejnym rozwiązaniem dla Niemiec i Austrii jest ustalenie części danych poprzez rejestry beneficjentów – odpowiednio Transparenzregister i WiEReg. Dostępy do nich nie są jednak bezpośrednie. Dlatego jak to zrobić opiszemy w odrębnym, dedykowanym artykule.
Natalia Rutkowska, radca prawny, młodszy partner w Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci I Radcowie Prawni.
