Połączenie spółek jak i ich podział jest procesem wielofazowym i sformalizowanym. Mając na uwadze, to, że procesy połączenia i podziału faktycznie przygotowują zarządy spółek łączących, przepisy kodeksu spółek handlowych dążą do tego by ci, którzy ostatecznie o połączeniu (podziale) decydują –wspólnicy – byli należycie poinformowani o warunkach w jakich ów proces zostanie zrealizowany.
Jednym z dokumentów mających na celu realizację powyższego celu informacyjnego jest sprawozdanie sporządzone przez zarządy łączących się spółek uzasadniające połączenie (dla odróżnienia od sprawozdań finansowych tworzonych na potrzeby połączenia lub podziału nazwiemy je „sprawozdaniem uzasadniającym”). Sprawozdanie uzasadniające jest również przewidziane w modelowej procedurze podziału spółki i powinno zostać przygotowane przez zarząd spółki dzielonej i spółki przejmującą jej majątek w drodze podziału.
Przedmiotem sprawozdania jest uzasadnienie prowadzonego procesu (połączenia lub podziału), podanie jego podstaw prawnych i uzasadnienia ekonomicznego, a zwłaszcza parytetu wymiany udziałów.
Sprawozdanie uzasadniające przestało być obowiązkowe
W praktyce proces połączenia czy podziału stał się często procesem inicjowanym lub przynajmniej pre-konsultowanym z gronem właścicielskim spółki, i aspekt informacyjny czy argumentacyjny sprawozdania uzasadniającego stracił na znaczeniu. Dostrzegając ten trend ustawodawca unijny, a za nim polski, jeszcze pod koniec 1 dekady XXI wieku zliberalizował warunki prowadzenia omawianych procesów i przewidział wprost możliwość rezygnacji ze sprawozdania uzasadniającego połączenie, za zgodą wszystkich wspólników uczestniczących w procesie. W odniesieniu do podziału, obowiązek sporządzenia tego sprawozdania został wyłączony w przypadku podziału przez wyodrębnienie (a więc podziału w wyniku którego to spółka dzielona uzyskuje udziały/ akcje w zamian za część wydzielonego z niej majątku) oraz w przypadku, gdy w nowozawiązanej spółce przejmującej replikowana jest struktura udziałowców.
Dlaczego jednak warto sprawozdanie uzasadniające przygotować?
W oparciu o nasze doświadczenia, zidentyfikowałyśmy dwa kluczowe powody, które przemawiają za przygotowaniem sprawozdania uzasadniającego nawet gdy nie wymagają tego przepisy.
Powód pierwszy wiąże się z możliwością dokonania w ten sposób szerokiej merytorycznej analizy faktycznych potrzeb restrukturyzowanych podmiotów, przyjęciu określonych dla nich na przyszłość celów oraz rozważeniu dróg do tego celu prowadzących przy zapewnieniu temu sprawozdaniu pełnej poufności. Sprawozdanie uzasadniające podział i połączenie jest dokumentem wewnętrznym spółki i co do zasady nieujawnianym szerszemu gronu (pomijamy tu aspekty związane z obowiązkami spółek publicznych). W odróżnieniu od planu połączenia (podziału), sprawozdanie uzasadniające ten proces nie jest składane do akt rejestrowych w KRS ani nie ma obowiązku jego publikacji w MSIG lub na stronach internetowych spółek uczestniczących w procesie. Sprawozdanie uzasadniające rzecz jasna musi być ujawnione wspólnikom, niemniej może to nastąpić np. poprzez przesłanie tego dokumentu na adresy poczty elektronicznej, co zapewnia z kolei odpowiedni stopień swobody. Sprawozdanie uzasadniające może być więc tym dokumentem, w którym zarząd będzie mógł szeroko przedstawić powody, dla których uważa połączenie za konieczne, a także wyznaczającym określoną dla danego podmiotu ścieżkę rozwoju na przyszłość, bez zaznajamiania z tymi informacjami kontrahentów, czy tym bardziej – konkurentów spółki.
Drugim z tych powodów są (a jakżeby inaczej) kwestie podatkowe. Podejmując bowiem temat jakichkolwiek (szeroko rozumianych) restrukturyzacji, zwłaszcza w podmiotach o znacznej skali działalności czy istotnym majątku, to temat skutków podatkowych takich działań w pierwszej kolejności stanowić może motor lub też hamulec dla konkretnych, możliwych w danym stanie faktycznym rozwiązań.
W tym kontekście istotne będą w szczególności dwie kwestie:
- Minimalizacja ryzyka zakwestionowania neutralności podatkowej reorganizacji
Niezależnie, czy planowaną przez dany podmiot reorganizacją będzie podział czy połączenie spółek prawa handlowego – oba te procesy (obok wymiany udziałów i wniesienia aportu), poza spełnieniem szeregu innych warunków, dla zachowania neutralności podatkowej, przeprowadzone muszą być z uwzględnieniem ich uzasadnionych przyczyn ekonomicznych. Ciężar dowodu co do istnienia takich przyczyn ekonomicznych oraz ich adekwatności w danej sytuacji – obciąża przy tym potencjalnych podatników (spółki uczestniczące i ich wspólników). Ciężar dowodu regulowany jest tu poprzez domniemanie prawne, które istotnie ułatwia organom podatkowym uznanie, że głównym lub jednym z głównych celów podjętych czynności reorganizacyjnych było uniknięcie lub uchylenie się od opodatkowania, a tym samym zakwestionowanie neutralności podatkowej reorganizacji. Sprawozdanie uzasadniające pozwala, w sposób poufny, utrwalić odpowiednio szeroko powody gospodarcze podejmowanego procesu i zabezpieczyć tym samym jego uczestników przed zarzutem wykorzystania reorganizacji w sposób sprzeczny z ustawą podatkową – celem uniknięcia lub uchylenia się od opodatkowania.
- Wykazanie rynkowości warunków reorganizacji
Odkąd pod pojęciem „transakcji”, na gruncie przepisów o cenach transferowych, rozumie się niemal wszystkie zdarzenia obrotu gospodarczego czy z obrotem gospodarczym związane, pod kątem tych przepisów analizować należy też różnego rodzaju reorganizacje. Paradoksalnie – bez znaczenia jest przy tym, czy dana reorganizacja jest opodatkowana czy neutralna podatkowo. Mimo bowiem, że zasadniczym celem przepisów o cenach transferowych jest zabezpieczanie fiscusa przed redukcją wpływów podatkowych na skutek nierynkowych transakcji podmiotów powiązanych (zaniżania lub zawyżania wartości transakcyjnych), temat transakcji kapitałowych (w tym reorganizacji) – zdaje się wymykać spod tak prostego założenia stricte fiskalnego. O ile bowiem, co do zasady, nie sporządza się dokumentacji cen transferowych dla transakcji, których wartość w całości trwale nie stanowi przychodu albo kosztu uzyskania przychodu stron, to założenie to nie dotyczy m.in. transakcji kapitałowych. Nawet więc w przypadku przeprowadzenia reorganizacji niewątpliwie neutralnej podatkowo, koniecznym może okazać się sporządzenie dla niej dokumentacji cen transferowych. Co istotne – na gruncie aktualnego stanu prawnego – sama neutralność reorganizacji ściśle powiązana jest z jej rynkowymi warunkami. Jednym z kryteriów neutralności połączenia jest bowiem ustalenie takich parytetów wymiany, które odzwierciedlać będą należycie wartości istotne w ramach połączenia czy podziału, w szczególności zaś – które przypisane zostaną uczciwie i właściwie (proporcjonalnie) pomiędzy poszczególnych uczestników danego procesu. Miejscem na refleksję w tym zakresie powinno być więc sprawozdanie uzasadniające, gdzie warto odzwierciedlić najistotniejsze założenia i dane, które będzie można następnie wykorzystać dla uzasadnienia rynkowości przeprowadzonego procesu – jeśli zajdzie konieczność sporządzenia dokumentacji cen transferowych czy obrony neutralnego charakteru reorganizacji.
Podsumowując
Mimo więc złagodzenia niektórych regulacji korporacyjnych w przedmiocie reorganizacji, w tym – wyłączenia obowiązku sporządzania sprawozdania uzasadniającego – jego sporządzenie nie jest na dziś jedynie „sztuką dla sztuki”. Jego prawidłowe sporządzenie traktować należy z jednej strony jako okazję do merytorycznej analizy sytuacji podmiotu reorganizowanego, umożliwiającej podjęcie racjonalnych decyzji i wiążących planów na przyszłość, z drugiej zaś w kategoriach swoistego zabezpieczenia uczestników reorganizacji przed, niemałymi często, ryzykami podatkowymi.
Agnieszka Modras, Młodszy Partner, radca prawny w kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy adwokaci i radcowie prawni
Magdalena Frytek, Młodszy Partner, radca prawny w kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy adwokaci i radcowie prawni
