Rzeczywistość polskich przedsiębiorców podlega fundamentalnej zmianie. Już 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. To zmiana, której wielu poważnie się obawia. Dlatego warto wiedzieć na co trzeba się przygotować.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to państwowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur. Jego wprowadzenie oznacza, że wszystkie faktury w obrocie gospodarczym, zarówno przychodowe jak i kosztowe, będą obowiązkowo wystawiane i doręczane w KSeF. Znane powszechnie faktury papierowe czy faktury wysyłane pocztą elektroniczną mają stracić rację bytu.
Od kiedy ma być stosowany?
Ministerstwo Finansów wielokrotnie przekładało terminy wprowadzenia KSeF. Ostateczne daty są następujące:
- od 1 lutego 2026 roku KSeF stał się obowiązkowy dla przedsiębiorców, którzy w 2024 roku mieli sprzedaż z VAT na poziomie przewyższającym 200 000 000 PLN;
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców (z jednym wyjątkiem o którym poniżej).
Wyjątek od reguły
Wyjątek dotyczy przedsiębiorców, którzy nie osiągają miesięcznej sprzedaży z VAT na poziomie przekraczającym 10 000 PLN. Nie będą oni zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF aż do 1 stycznia 2027 roku.
Korzyści i zagrożenia
Ministerstwo Finansów wierzy, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie niosło za sobą liczne korzyści dla rodzimej gospodarki. Ma to ujednolicić proces fakturowania, niwelując tym samym ryzyko popełnienia w nich błędów. KSeF ma zwiększyć wzajemne zaufanie wśród przedsiębiorców, a także zapewnić szybszy zwrot zapłaconego podatku VAT. Być może najważniejszym z argumentów jest większa kontrola Państwa nad obrotem gospodarczym. Większa kontrola ma ułatwić eliminowanie praktyk bądź nieuczciwych bądź wprost nielegalnych. Miałoby to bezpośredni wpływ na wielkość wpływów z podatków do budżetu.
Niemniej wprowadzenie KSeF rodzi również szereg obaw. Centralizacja danych w jednym miejscu zwiększa ryzyko cyberataków. Wyciek informacji o kontrahentach lub cenach transakcyjnych mógłby być opłakany w skutkach. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą liczyć się z kosztami dostosowania systemów IT. Dla mniejszych podmiotów może to być bariera trudna do przeskoczenia. Istnieje też obawa o stabilność serwerów Ministerstwa Finansów. Każda awaria systemu może sparaliżować obrót gospodarczy w całym kraju.
Podsumowanie
Jeśli powyższe wyzwania budzą Państwa niepokój, nie warto zwlekać z audytem procedur. Skala zmian sprawia, że przygotowanie techniczne to tylko połowa sukcesu. Równie istotne jest zabezpieczenie prawne interesów przedsiębiorstwa oraz właściwe zarządzanie uprawnieniami w systemie.
Przedsiębiorców, którzy obawiają się skutków wprowadzenia KSeF lub potrzebują wsparcia w zrozumieniu nowych mechanizmów kontroli, zapraszamy do kontaktu. Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy oferuje kompleksową pomoc w dostosowaniu biznesu do nowej rzeczywistości. Pomożemy Państwu zidentyfikować ryzyka i bezpiecznie przejść przez proces cyfrowej transformacji.
Wspólnie zadbamy o to, by nowe przepisy nie stały się barierą w rozwoju Państwa działalności.
Michał Dudziak, aplikant adwokacki w kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni.
Artykuł przygotowany na podstawie informacji zawartych na stronie internetowej KSeF – https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
