Newsletter HR | Legal Alert: Reforma PIP 2025 – zdalne kontrole, wyższe mandaty i decyzje „przekształcające” umowy - GSW - Adwokaci i Radcowie prawni

Witamy w newsletterze HR!

Wracamy po wakacyjnej przerwie z najnowszym legal alertem. W dniu 2 września 2025 r. został opublikowany projekt o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Planowo ma wejść w życie 1 stycznia 2026 r.

Projekt zmienia zasady kontroli i uprawnienia inspekcji, dając PIP możliwość decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę.

Co dokładnie się zmieni?

PIP otrzyma „supermoc” przekształcania umów

Kluczową zmianą jest przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy kompetencji do stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.

W praktyce oznacza to, że inspektor będzie mógł:

✓ Samodzielnie ocenić, czy umowa zlecenia powinna być umową o pracę

✓ Wydać decyzję administracyjną o przekształceniu umowy

✓ Nałożyć obowiązek wyrównania różnicy w wynagrodzeniu i składkach ZUS

Wydana decyzja będzie miała natychmiastową wykonalność w zakresie skutków prawa pracy, czyli pracodawca będzie musiał niezwłocznie uznać istnienie stosunku pracy i zapewnić związane z tym prawa (np. prawo do urlopu, wynagrodzenia za pracę itp.).

W zakresie skutków pozapracowniczych, takich jak podatki czy składki ZUS, wykonanie decyzji będzie wstrzymane do czasu upływu terminu na odwołanie lub rozstrzygnięcia sądu pracy, do którego przysługuje prawo odwołania od decyzji PIP.

Kontrole zdalne – nowa rzeczywistość

Kontrole PIP będą mogły być prowadzone zdalnie.

To oznacza, że inspektor może:

✓ Żądać przesłania dokumentów elektronicznie

✓ Przeprowadzać rozmowy z pracownikami przez videokonferencję

✓ Analizować systemy informatyczne firmy z odległości

Kary wzrosną dwukrotnie

Projekt nowelizacji przewiduje podwojenie kar finansowych dla pracodawców. Obecne kary za wykroczenia zostaną zastąpione karą od 2.000 zł do 60.000 zł.

Wspólne dane PIP-ZUS-KAS

Projekt tworzy ramy wymiany informacji między PIP, ZUS i KAS na potrzeby kontroli i analizy ryzyka. W praktyce inspekcja zyska dostęp do danych pozwalających celować w obszary nadużyć (np. wysokie składki bez statusu „pracodawcy”).

💡 Praktyczna wskazówka:

Przygotuj się na decyzję „stosunek pracy”:
✓ Przejrzyj role wykonywane „jak etat”, choć na zleceniu lub B2B – zwłaszcza z podporządkowaniem, stałymi godzinami, miejscem i sprzętem pracodawcy.
✓ Uporządkuj dokumentację zadań, nadzoru i rozliczeń – inspektor będzie patrzył na realia, nie nazwy umów.

Masz umowy cywilnoprawne, które budzą Twoje wątpliwości? Odpowiedz na tego maila z opisem sytuacji – otrzymasz konkretną ocenę ryzyka.

Do usłyszenia!