Newsletter HR 9: Kiedy można obniżyć premię pracownikowi?

Witamy w newsletterze HR!

dziś kończymy cykl poświęcony premiom i zajmiemy się tzw. reduktorami premii – czyli sytuacjami, w których pracodawca może obniżyć lub wstrzymać wypłatę premii pracownikowi.

Zapraszamy do lektury!

Czy można obniżyć premię za reklamację klienta?

W zeszłym miesiącu zgłosił się do mnie klient, który zatrudnia przedstawicieli handlowych otrzymujących premię uzależnioną od wartości sprzedaży. W jednym z miesięcy pracownik osiągnął wysoki wynik sprzedażowy, ale okazało się, że błędnie zrealizowano zamówienie i kontrahent zgłosił reklamację. Pracodawca zastanawia się, czy w związku z tym może obniżyć premię handlowcowi lub całkowicie jej nie wypłacić. W regulaminie wynagradzania określono pozytywne przesłanki nabycia prawa do premii, sposób jej wyliczenia i zasady wypłaty. Regulamin nie zawierał jednak negatywnych przesłanek, które umożliwiały obniżenie wysokości premii.

Czym są reduktory premii?

Negatywne przesłanki premii to właśnie tzw. reduktory, których wystąpienie może skutkować obniżeniem lub niewypłaceniem premii pracownikowi.

Powinny być one precyzyjnie określone w regulaminie wynagradzania lub regulaminie premiowania.

Stosowanie reduktorów ma na celu nie tylko powiązanie premii z efektywnością pracy, ale również zapewnienie jakości wykonywanych obowiązków.

Jakie mogą być reduktory premii?

W zależności od charakteru pracy i rodzaju premii, reduktory mogą przybierać różne formy. Poniżej podaję kilka przykładów takich reduktorów:

Reklamacje klientów – w przypadku pracowników działu sprzedaży czy obsługi klienta, premia może być obniżona, jeśli klient zgłosił zasadną reklamację dotyczącą obsługi lub realizacji zamówienia.

Jakość wykonywanej pracy – w branżach produkcyjnych lub usługowych premię można powiązać z liczbą błędów, poprawek lub ilością wadliwie wykonanych produktów.

Terminowość realizacji zadań – w przypadku pracowników projektowych premia może być uzależniona od terminowego wykonania zleconych działań. Opóźnienia mogą skutkować obniżeniem premii.

Dyscyplina pracy – reduktorem może być np. nieprzestrzeganie zasad organizacyjnych, częste spóźnienia lub naruszenie regulaminu pracy (np. nieprzestrzeganie procedur bezpieczeństwa).

Nieprzestrzeganie procedur wewnętrznych – w wielu organizacjach premiowanie uzależnione jest od przestrzegania określonych standardów pracy, np. raportowania wyników, wypełniania dokumentacji czy przestrzegania standardów obsługi klienta.

Jak skutecznie stosować reduktory premii?

Pamiętaj o kilku zasadach:

Muszą być jasno określone – pracownik powinien mieć świadomość, jakie warunki wpływają na jego premię i jakie czynniki mogą ją obniżyć.

Powinny być obiektywne i mierzalne – warto unikać subiektywnych ocen (np. „zła jakość pracy”), a zamiast tego stosować konkretne wskaźniki, np. „więcej niż 3 reklamacje miesięcznie obniżają premię o 50%”.

Nie mogą naruszać zasad równego traktowania – reduktory nie mogą prowadzić do dyskryminacji pracowników, np. ze względu na stan zdrowia czy sytuację rodzinną.

Ważne! Klient, który się ze mną skontaktował nie mógł obniżyć premii pracownikowi, gdyż nie miał określonych reduktorów premii. Jest to jednak możliwe, jeśli takie warunki zostaną określone w wewnętrznych dokumentach Twojej organizacji.