AI BLOG

HR
SPOT

2025-01-26

Newsletter HR 3: Dezaktywacja czy usunięcie? Zasady zarządzania służbowymi e-mailami byłych pracowników

Witamy w newsletterze HR!

Witam Cię w trzecim już wydaniu naszego HR-owego Newslettera! Dzisiaj dowiesz się, co zrobić z adresem poczty elektronicznej byłego pracownika. Zapraszam do lektury!


Koniec zatrudnienia – co z mailem?

Zakończenie zatrudnienia pracownika wiąże się z koniecznością właściwego zabezpieczenia jego danych osobowych, w tym odpowiedniego postępowania z jego służbowym adresem e-mail. Jak podkreśla Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), adres e-mail zawierający imię i nazwisko byłego pracownika stanowi daną osobową i podlega ochronie.


Czy wystarczy sama dezaktywacja adresu e-mail?

Nie. Jak wskazują aktualne wytyczne PUODO oraz orzecznictwo sądów administracyjnych, przechowywanie zdezaktywowanego adresu e-mail byłego pracownika nie jest konieczne i może wprowadzać w błąd, sugerując, że osoba ta nadal jest zatrudniona. Dlatego zaleca się nie tylko dezaktywację, ale także całkowite usunięcie adresu e-mail.

Ważne! Usunięcie adresu e-mail nie oznacza jednak konieczności usuwania zawartości skrzynki. Pracodawca może przechowywać jej dane zgodnie z wewnętrznymi procedurami, np. w celach archiwalnych lub dowodowych.


Co możesz zrobić?

  • Sprawdź, czy w Waszej organizacji istnieją jednolite wytyczne dla wszystkich działów lub procedura postępowania z adresami e-mailowymi byłych pracowników.
  • Upewnij się, że zasady dotyczące archiwizacji adresów e-mailowych, informowania nadawców o aktualnych formach kontaktu oraz przechowywania danych byłych pracowników są zgodne z obowiązującymi wytycznymi Prezesa UODO.
  • Zweryfikuj, czy zachowano odpowiedni dostęp do zawartości skrzynki byłego pracownika.

HR News

Wszystko co HR Manager powinien wiedzieć o prawie pracy.

Autorka: Katarzyna Łochowska – adwokat w kancelari GSW”

    Wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera oraz informacji handlowych o nowościach i promocjach oferowanych przez GORAZDA, ŚWISTUŃ, WĄTROBA I PARTNERZY ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI, przesyłanych na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej.

    Nie masz pewności, czy procedury w Twojej organizacji są zgodne z obowiązującymi regulacjami? Skontaktuj się z nami – pomożemy ocenić i wprowadzić odpowiednie rozwiązania!

    +48 575 936 805

    katarzyna.lochowska@gsw.com.pl

    Katarzyna Łochowska,

    Młodszy Partner, Adwokat

    Katarzyna Łochowska

    MŁODSZY PARTNER, ADWOKAT

    GŁÓWNE OBSZARY ZAINTERESOWAŃ Specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Posiada w...