Witam Cię w trzecim już wydaniu naszego HR-owego Newslettera! Dzisiaj dowiesz się, co zrobić z adresem poczty elektronicznej byłego pracownika. Zapraszam do lektury!
Koniec zatrudnienia – co z mailem?
Zakończenie zatrudnienia pracownika wiąże się z koniecznością właściwego zabezpieczenia jego danych osobowych, w tym odpowiedniego postępowania z jego służbowym adresem e-mail. Jak podkreśla Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), adres e-mail zawierający imię i nazwisko byłego pracownika stanowi daną osobową i podlega ochronie.
Czy wystarczy sama dezaktywacja adresu e-mail?
Nie. Jak wskazują aktualne wytyczne PUODO oraz orzecznictwo sądów administracyjnych, przechowywanie zdezaktywowanego adresu e-mail byłego pracownika nie jest konieczne i może wprowadzać w błąd, sugerując, że osoba ta nadal jest zatrudniona. Dlatego zaleca się nie tylko dezaktywację, ale także całkowite usunięcie adresu e-mail.
Ważne! Usunięcie adresu e-mail nie oznacza jednak konieczności usuwania zawartości skrzynki. Pracodawca może przechowywać jej dane zgodnie z wewnętrznymi procedurami, np. w celach archiwalnych lub dowodowych.
Co możesz zrobić?
- Sprawdź, czy w Waszej organizacji istnieją jednolite wytyczne dla wszystkich działów lub procedura postępowania z adresami e-mailowymi byłych pracowników.
- Upewnij się, że zasady dotyczące archiwizacji adresów e-mailowych, informowania nadawców o aktualnych formach kontaktu oraz przechowywania danych byłych pracowników są zgodne z obowiązującymi wytycznymi Prezesa UODO.
- Zweryfikuj, czy zachowano odpowiedni dostęp do zawartości skrzynki byłego pracownika.
Nie masz pewności, czy procedury w Twojej organizacji są zgodne z obowiązującymi regulacjami? Skontaktuj się z nami – pomożemy ocenić i wprowadzić odpowiednie rozwiązania!
+48 575 936 805
katarzyna.lochowska@gsw.com.pl
Katarzyna Łochowska,
Młodszy Partner, Adwokat