AI BLOG

HR
SPOT

2025-01-26

Newsletter HR 2: Firmowa karta płatnicza w rękach pracownika – jak to zrobić bezpiecznie?

Witamy w newsletterze HR!

Zapraszam Cię do drugiego wydania naszego HR-owego Newslettera! Tym razem podpowiem Ci, jak skutecznie powierzyć pracownikowi firmową kartę płatniczą. Zapraszam do lektury!


DLACZEGO TO TAKIE WAŻNE?

Wielu klientów przekazuje pracownikom firmowe karty płatnicze (debetowe/kredytowe). Niestety, z moich obserwacji wynika, że często dzieje się to bez ustalenia szczegółowych zasad ich użytkowania. Taki brak regulacji może znacząco utrudnić pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości. Dlatego kluczowe jest ustalenie jasnych reguł przed przekazaniem karty.


JAK TO ZROBIĆ?

Pracodawca może to zrobić poprzez regulamin pracy, odrębne zarządzenie lub umowę z pracownikiem. W takich dokumentach powinny znaleźć się informacje dotyczące:

✔ dziennych i miesięcznych limitów płatności,

✔ sposobu dokumentowania wydatków służbowych,

✔ możliwości (lub braku) korzystania z karty do wydatków prywatnych,

✔ procedur w przypadku zgubienia lub kradzieży karty.


WARTO MIEĆ PROCEDURY!

Precyzyjne zasady korzystania z karty mają kluczowe znaczenie dla przypisania odpowiedzialności pracownikowi za powierzone mienie. Sądy pracy często wskazują, że samo przekazanie karty płatniczej nie wystarcza, aby pracownik odpowiadał za niewłaściwe wykorzystanie środków firmowych.

Aby skutecznie dochodzić roszczeń, pracodawca powinien:

✔ jasno określić kwotę powierzanych środków,

✔ zadbać o dokumentację pozwalającą udowodnić, skąd pochodzi zadłużenie i kto za nie odpowiada.

Brak takich zasad znacznie utrudnia udowodnienie winy pracownika oraz oszacowanie powstałej szkody.


CO MOŻESZ ZROBIĆ?

Sprawdź, czy w Twojej organizacji istnieją klarowne procedury przekazywania pracownikom firmowych kart płatniczych.

Upewnij się, że proces powierzania kart został przeprowadzony prawidłowo.

HR News

Wszystko co HR Manager powinien wiedzieć o prawie pracy.

Autorka: Katarzyna Łochowska – adwokat w kancelari GSW”

    Wyrażam zgodę na otrzymywanie newslettera oraz informacji handlowych o nowościach i promocjach oferowanych przez GORAZDA, ŚWISTUŃ, WĄTROBA I PARTNERZY ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI, przesyłanych na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej.

    SKONTAKTUJ SIĘ

    Masz wątpliwości, czy Twoja organizacja skutecznie zabezpieczyła się przed nieprawidłowym wykorzystaniem firmowych kart płatniczych przez pracowników?

    tel: +48 575 936 805

    e-mail: katarzyna.lochowska@gsw.com.pl

    Chcesz być na bieżąco? Dodaj mnie do swojej sieci kontaktów na LinkedIn.


    Katarzyna Łochowska,

    Młodszy Partner, Adwokat

    Katarzyna Łochowska

    MŁODSZY PARTNER, ADWOKAT

    GŁÓWNE OBSZARY ZAINTERESOWAŃ Specjalizuje się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Posiada w...