Newsletter HR 12: Utrata zaufania – czy to wystarczający powód, aby zwolnić pracownika? - GSW - Adwokaci i Radcowie prawni

Witamy w newsletterze HR!

Kontynuujemy nasz cykl poświęcony wypowiadaniu umów o pracę. W tym wydaniu zajmiemy się tematem, który często budzi kontrowersje i niepewność wśród pracodawców: czy utrata zaufania do pracownika może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę?

Przykład z praktyki – specjalista ds. finansów i nieścisłości w raportach

Z naszą kancelarią skontaktowała się firma z sektora usług finansowych. Wewnętrzna kontrola wykazała liczne błędy w raportach przygotowanych przez jednego z pracowników działu finansowego. Przełożeni zaczęli mieć wątpliwości co do rzetelności tego pracownika.

Firma postanowiła zakończyć z nim współpracę, powołując się na utratę zaufania jako przyczynę wypowiedzenia. Pojawiło się jednak pytanie: czy taka przyczyna jest wystarczająca?

Czy utrata zaufania to uzasadniona przyczyna wypowiedzenia?

Każda umowa o pracę może być rozwiązana za wypowiedzeniem, jeśli jest ku temu uzasadniona przyczyna. Utrata zaufania może być taką przyczyną, ale nie zawsze i nie w każdej sytuacji.

Aby wypowiedzenie z powodu utraty zaufania było skuteczne i zgodne z przepisami:

✅ Przyczyna utraty zaufania musi być konkretna i obiektywna – nie może być oparta jedynie na przypuszczeniach czy ogólnikach.

✅ Pracodawca musi mieć podstawy do utraty zaufania, wynikające z zachowania pracownika, np.:

✔ nieprawidłowości w dokumentach,

✔ naruszenie obowiązków pracowniczych,

✔ niewłaściwe postępowanie w relacjach z klientami lub współpracownikami,

✔ zatajenie istotnych informacji,

✔ naruszenie tajemnicy służbowej.

✅ Pracownik powinien zostać poinformowany o powodach utraty zaufania, nie wystarczy samo powołanie się na utratę zaufania jako na przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

Jak skutecznie zastosować przyczynę „utraty zaufania”?

✅ Dokumentuj podstawy utraty zaufania – prowadź notatki z kontroli, e-maile, raporty z rozmów wyjaśniających.

✅ Poinformuj pracownika o przyczynach – jeśli przyczyna wypowiedzenia to utrata zaufania, jasno określ, jakie działania lub zaniechania ją spowodowały.

✅ Unikaj ogólników – wypowiedzenie powinno jasno wskazywać, co było podstawą utraty zaufania (np. „nieprawidłowości w raportach finansowych za okres od stycznia do marca, wskazane w protokole kontroli wewnętrznej z dnia…”).

Utrata zaufania może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy, o ile jest poparta konkretnymi i udokumentowanymi okolicznościami. Warto pamiętać, że sądy pracy analizują każdy przypadek indywidualnie, więc kluczowe jest właściwe przygotowanie wypowiedzenia i odpowiednia dokumentacja.