1. KROK 1: Zacznij od wezwania klienta do zapłaty.

Zanim podejmiesz jakkolwiek dalsze kroki na drodze odzyskiwania długu napisz list do klienta z żądaniem dobrowolnego wykonania zobowiązania.
List powinien nakreślać charakter Twojego zobowiązania oraz wskazywać umowę lub zdarzenie powodujące powstanie długu, wysokość żądania oraz kroki jakie zamierzasz podjąć w razie braku wykonania. Nie polecamy jednak grożenia klientowi odpowiedzialnością karną lub dyscyplinarną. Na tym etapie postępowania nie musisz być bardzo wymagający i powinieneś dać swojemu dłużnikowi rozsądny czas na wykonania zobowiązania – chyba, że zbliża się termin przedawnienia.
List powinien uświadomić Twojemu klientowi, że zamierzasz podjąć kroki zmierzające w kierunku odzyskania swojego długu. Co więcej, wezwanie powinno przygotowywać grunt pod dalsze etapy postępowania – zarówno sam list jak i odpowiedź na niego powinna bowiem wskazywać w jakich ewentualnie elementach zaistniał miedzy stronami spór. W konsekwencji taki list może pozwolić na zakończenie sporu bez postępowania sądowego, a w razie fiaska także pomoże w kształtowaniu argumentów i powoływaniu dowodów w procesie.
Jeśli Twój klient również jest przedsiębiorcą wówczas wezwanie go do zapłaty będzie nieuniknione. W postępowaniu gospodarczym niewykonanie tej formalności i niedołączenie kopii wezwania do pozwu może rodzić podstawy do przypuszczenia, że pozew jest przedwczesny a w konsekwencji do wniosku, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, do oddalenia powództwa.
Nie jakiejś określonej formy takiego listu. Może ona być przygotowana przez profesjonalnego pełnomocnika lub samodzielnie.
Koszt: ok. 5 zł za wysłanie listu z potwierdzeniem odbioru.

2. Jeśli postępowanie przed sądem okaże się nieuniknione?

Jeśli na podstawie odpowiedzi udzielonej przez dłużnika lub na podstawie okoliczności sprawy, dojdziesz do wniosku, że nie ma możliwości porozumienia się z klientem, konieczne będzie wszczęcie stosownego postępowania.
Przed złożeniem pozwu, zbierz wszystkie materiały, głównie świadków i dokumenty, mające wykazać zasadność żądania. Taki środek ostrożności jest bardzo ważny albowiem w wielu postępowaniach prawo ogranicza możliwość wnoszenia dodatkowych dowodów – tak się dzieje właśnie w postępowaniu gospodarczym. Przepisy te są stosunkowe niebezpieczne bowiem, w razie spóźnionego powołania dowodu oraz  niewykazania niemożliwości wcześniejszego jego przedstawienia lub pojawienia się późniejszej potrzeby procesowej, skutkują niewzięciem ich pod uwagę przez sąd.

3. Jaki sąd wybrać?

Podstawową zasadą jest kierowanie powództwa do sadu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pozwanego. Jednak prawo europejskie jak i polskie przewidują, że w odniesieniu do wykonywania umów możliwe będzie skierowanie powództwa do sądu miejsca wykonania zobowiązania (a więc np. właściwego ze względu na siedzibę wierzyciela). I tak na przykład, jeśli umowa nic innego nie stanowi, świadczenie pieniężne powinno być uiszczone w siedzibie wierzyciela – tym samym dla dochodzenia zapłaty można wnieść pozew do sądu właściwego dla siedziby wierzyciela.

Jeśli chcesz dochodzić roszczeń od podmiotu zagranicznego kliknij tutaj.

Odnosząc się do sądu właściwego rzeczowo w sprawie, sprawy należy rozróżnić ze względu na wartość przedmiotu sporu(czyli zasadniczo kwotę długu bez odsetek). Dla większość spraw gospodarczych i niegospodarczych właściwy jest sąd rejonowy. Jednak gdy wartość przedmioty sporu jest większa niż 75 000 zł w postępowaniu zwykłym i 100 000 zł w postępowaniu gospodarczym, sprawa ma być rozpoznana przez sąd okręgowy. W takich sytuacjach postępowanie toczy się zasadniczo według reguł wspólnych większości systemów prawnych. Należy jednak pamiętać, że w sprawach gospodarczych i upominawczych występują ograniczenia w zakresie dostarczania dowodów.
W sprawach mniejszej wagi właściwym sądem będzie sąd grodzki – będący wydziałem sądu rejonowego. Postępowanie to jest stosowane w sprawach:
a)roszczenia wynikające z umów, jeżeli wartość przedmiotu sporu nie przekracza dziesięciu tysięcy złotych, a w sprawach o roszczenia wynikające z rękojmi, gwarancji jakości lub z niezgodności towaru konsumpcyjnego z umową sprzedaży konsumenckiej, jeżeli wartość przedmiotu umowy nie przekracza tej kwoty,
b)o zapłatę czynszu najmu lokali mieszkalnych i opłat obciążających najemcę oraz opłat z tytułu korzystania z lokalu mieszkalnego w spółdzielni mieszkaniowej bez względu na wartość przedmiotu sporu.
Postępowanie to jest mniej czasochłonne ze względu na liczne obowiązki i ograniczenia nałożone w nim na stronę. Przede wszystkim pozew musi być wniesiony na formularzu. Wszystkie formularze niezbędne dla tego postępowania można znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Najbardziej istotnym ograniczeniem jest procedura formułowania żądań i przedstawiania dowodów na ich poparcie. Wszystkie dowody muszą być bowiem przedłożone w pozwie i w odpowiedzi na pozew pod rygorem nieuwzględnienia dowodów złożonych później.
Koszty
a) w sprawach rozpatrywanych w trybie zwykłym opłata jest liczona jako wysokość 5% wartości przedmiotu sporu.
b) W sprawach rozpatrywanych w postępowaniu uproszczonym:
• do 2 000 złotych – 30 złotych;
• ponad 2 000 złotych do 5 000 złotych – 100 złotych;
• ponad 5 000 złotych do 7 500 złotych – 250 złotych;
• ponad 7 500 złotych – 300 złotych.
Strona przegrywająca proces jest co do zasady zobowiązana do zwrócić stronie wygrywającej koszty procesu, które głównie obejmują ww. opłaty sądowe oraz koszty zastępstwa prawnego przez profesjonalnego pełnomocnika proporcjonalnych do wartości przedmiotu sporu: 

Powyższe stawki strona przegrywająca ma opłacić na podstawie postanowienia sądu zawartego w wyroku. Stawki te są niezależne od umowy jaką strona zawarła ze swoim pełnomocnikiem.
Koszty procesu mogą obejmować również dojazdy do sądu strony lub jej pełnomocnika, wynagrodzenie biegłego, zarobki utracone na skutek stawiennictwa w sądzie.

4. Co to jest nakaz zapłaty?

W przypadkach gdy roszczenie oparte jest na umowie, a dłużnik uznał roszczenie lub istnienie roszczenia jest wysoce prawdopodobne, sąd wyda nakaz zapłaty. Wydanie nakazu nie jest poprzedzone żadną rozprawą, a sąd opiera się jedynie na twierdzeniach wierzyciela. Dłużnik dowiaduje się o wytoczeniu przeciwko niemu powództwa dopiero wówczas gdy otrzymuje nakaz zapłaty wraz z pozwem i towarzyszącymi mu dowodami. W nakazie sąd obliguje dłużnika do zapłacenia kwoty dochodzonej pozwem lub do zaskarżenia nakazu poprzez złożenie zarzutów lub sprzeciwu od nakazu zapłaty. Jeśli dłużnik nakazu nie zaskarży, wówczas stanie się on tytułem egzekucyjnym, który po uzyskaniu klauzuli wykonalności będzie stanowił podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Jeśli jednak dłużnik zaskarży nakaz wówczas zasadniczo traci on swoją moc (z wyjątkiem nakazu wystawionego w postępowaniu nakazowym). Zaskarżenie otwiera właściwe postępowanie w pierwszej instancji, więc dzięki wydaniu nakazu strony tak naprawdę nie tracą możliwości pełnego wyjaśnienia okoliczności sprawy w tradycyjnym postępowaniu dwuinstancyjnym.

5. Masz prawomocny wyrok lub nakaz zapłaty a dłużnik dalej nie chce zapłacić?

W tym momencie możesz rozpocząć postępowanie egzekucyjne. Prawomocny nakaz zapłaty lub wyrok stanowi tytuł egzekucyjny. W chwili gdy wyrok lub nakaz staje się prawomocny trzeba wystąpić do sądu o wydanie odpisu jednego z tych dokumentów wraz z klauzulą wykonalności.
Koszty: 6 zł które obejmują wydanie odpisu wyroku, w przypadku nakazu zapłaty opłaty tej nie pobiera się.
Następnie należy złożyć do komornika pisemny wniosek w sprawie wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Zawsze warto zorientować się przed wszczęciem postępowania w kwestii posiadanego przez dłużnika majątku ustalając np. jego numer rachunku bankowego, miejsce zatrudnienia, nieruchomości, wierzytelności przeciwko osobom trzecim, ruchomości (np. samochody) itp. Jeśli nic nie wiadomo na temat sytuacji materialnej dłużnika, zawsze pewne działania w zakresie poszukiwania majątku mogą być zlecone komornikowi. Komornik podejmuje te działania na podstawie umowy i konieczne jest w związku z tym uiszczenie za te czynności opłaty.

6. Jak pośrednio zmusić dłużnika do zapłaty lub uzyskać o nim informacje.

Jednym ze sposobów pośrednio zmierzających do zwrotu wierzytelności jest podanie informacji o nim do biura informacji gospodarczej. Takie biura funkcjonują jako spółki prowadzące działalność gospodarczą w zakresie zbierania i udostępniania informacji gospodarczych zarówno o konsumentach jak i przedsiębiorcach. Powierzeniu biuru informacji na temat dłużnika ma znaczenie psychologiczne – powoduje bowiem niejako potępienie dłużnika w opinii społecznej oraz pozbawia go w zasadzie zdolności kredytowej, albowiem inni wierzyciele również będą mogli się zapoznać z informacjami dotyczącymi sytuacji tego dłużnika
Powierzenie lub uzyskanie danych o konsumencie jest dość trudne i w zasadzie nie każdy wierzyciel może takie dane powierzyć czy uzyskać.
Dane przedsiębiorcy nie są jednak tak bardzo chronione i każdy może takie dane uzyskać. Z kolei dla przekazania do biura danych przedsiębiorcy muszą być spełnione następujące warunki:
a) zobowiązanie albo zobowiązania powstały wobec przedsiębiorcy przekazującego informację gospodarczą z tytułu umowy związanej z wykonywaniem działalności gospodarczej przez obydwu przedsiębiorców; 
b) łączna kwota zobowiązań wobec przedsiębiorcy wynosi co najmniej 500 złotych; 
c) świadczenie albo świadczenia są wymagalne od co najmniej 60 dni; 
d) upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez przedsiębiorcę przekazującego dane będącego wierzycielem, listem poleconym, na adres do korespondencji wskazany przez dłużnika, a jeżeli dłużnik nie wskazał takiego adresu – na adres siedziby dłużnika, wezwania do zapłaty, zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura, z podaniem firmy i adresu siedziby tego biura
Najważniejszym warunkiem dla skutecznego przekazania danych przedsiębiorcy do biura wymaga posiadania umowy.

7. Co zrobić jeśli dłużnik przekazuje wartościowe przedmioty ze swojego majątku innej osobie.

Wierzycielowi, który widzi, że dłużnik pozbywa się co bardziej wartościowych przedmiotów majątkowych w celu uniknięcia odpowiedzialności za dług, przysługuje specjalne roszczenie, zwykle określane jako powództwo lub roszczenie pauliańskie. Roszczenie jest to na skierowanie przeciwko czynnościom podjętym przez dłużnika w celu pokrzywdzenia wierzyciela. Wnosząc taką sprawę wierzyciel powinien wykazać fakt dokonania czynności w wyniku której osoba trzecia zyskuje korzyść i która stanowi pokrzywdzenie wierzyciela. Jeżeli wskutek czynności prawnej dłużnika dokonanej z pokrzywdzeniem wierzycieli uzyskała korzyść majątkową osoba będąca w bliskim z nim stosunku, domniemywa się, że osoba ta wiedziała, iż dłużnik działał ze świadomością pokrzywdzenia wierzycieli. Podobnie, jeżeli w wyniku dokonywanej czynności osoba trzecia otrzymała korzyść bezpłatnie wierzyciel może żądać uznania czynności za bezskuteczną, chociażby osoba ta nie wiedziała i nawet przy zachowaniu należytej staranności nie mogła się dowiedzieć, że dłużnik działał ze świadomością pokrzywdzenia wierzycieli.
Uwzględniając to roszczenie sąd orzeka o bezskuteczności dokonanej czynności względem wierzyciela, co oznacza, że przedmiot czynności może zostać zajęty w calu zaspokojenia długu chociażby stanowił przedmiot własności osoby trzeciej.
Koszt: 5% wartości przedmiotu sporu.