Przedmiotem niniejszej opinii jest odpowiedzenie na wątpliwość czy delegacje służbowe trzeba rozliczać w terminie 14 dni licząc od dnia zakończenia delegacji.

Opinię sporządzono na podstawie następujących aktów prawnych:

Zgodnie z treścią art. 775 kp pracownikowi wykonującemu na plecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Kodeks pracy nie określa jakie należności należą za czas podróży odsyłając w tym zakresie do stosownych rozporządzeń. Istotne jest wskazanie, iż delegacja dla Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczy wyłącznie określenia należności za podróż służbową pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Oznacza to, że do pracowników innych niż wskazani w zdaniu poprzedzającym, rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej bezpośrednio nie stosuje się.

Zgodnie z treścią art. 775 § 3 kp warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników innych, niż zatrudnionych w sferze budżetowej, określa się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Oznacza to, że ustawodawca świadomie pozostawił kwestię regulacji należności za podróż służbową innym aktom niż kodeks pracy lub rozporządzenia ministra. Powstaje wątpliwość czy pracodawca, w związku z treścią art. 18 kp może wprowadzić uregulowania mniej korzystne dla pracownika niż określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 1990, poz. 236 z roku 2002r.) i Rozporządzeniu Ministra Pracy z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 1991, poz. 236 z roku 2002r.). Na tak zadane pytanie odpowiedź może być tylko pozytywna. Świadczą o tym co najmniej dwa argumenty. Po pierwsze, wskazane rozporządzenia wprost określają krąg podmiotowy osób których dotyczą – są to pracownicy zatrudnieni w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Dlatego musi istnieć podstawa prawna zobowiązująca, innych pracodawców, do stosować wskazane przepisów. Taką podstawą prawną jest art. 775 § 5 kodeksu pracy. Wskazany przepis nakazuje stosować unormowania zawarte w rozporządzeniach Ministra Pracy dotyczących podróży służbowej do innych praconików, niż pracownicy sfery budżetowej, wyłącznie wtedy, gdy układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera uregulowań dotyczących należności z tytułu podróży służbowych. W związku z tym, jeżeli takowe istnieją nie stosuje się uregulowań zawartych w rozporządzeniach. Drugi argument wiąże się z wykładnią systemową przepisów dotyczących podróży służbowych. Ustawodawca zawarł w art. 775 § 4 kp jedną, bezwzględnie obowiązującą wszystkich pracodawców, normę dotyczącą należności za podróż służbową. Jest to określenie wysokości diety z tytułu podróży na obszarze kraju lub poza granicami kraju. Zatem gdyby ustawodawca chciał zawrzeć inne, bezwzględnie obowiązujące normy to wprowadziłby to do kodeksu pracy. Ponieważ tego nie uczynił to należy przyjąć, iż pozostałe kwestie można uregulować w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Przy czym należy podkreślić, iż uregulowanie takie może być mniej korzystne dla pracownika niż zasady zawarte w rozporządzeniach Ministra Pracy ponieważ uregulowania zawarte w tych rozporządzeniach dotyczą ściśle określonego kręgu podmiotów. Stanowisko takie znalazło wyraz w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10 stycznia 2007r. sygn.akt III PK 90/2006 publ. OSNP 2008/11-12 poz. 155. We wskazanym orzeczeniu Sąd Najwyższy stwierdził „… Jeżeli pracodawca nie należy do kategorii podmiotów publicznych (państwowej lub samorządowej) sfery budżetowej, warunki wypłacania jego pracownikom należności z tytułu podróży służbowej zasadniczo powinny być określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę…”.

Wnioski

Pracodawca nie musi stosować warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 1990, poz. 236 z roku 2002r.) i Rozporządzeniu Ministra Pracy z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 1991, poz. 236 z roku 2002r.) jeżeli w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w umowie o pracę znajdują się uregulowania odmienne. Wyjątkiem jest określenie wysokości diety, która nie może być niższa niż wysokość diety określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy. Zawarcie stosownych zapisów w regulaminie wynagradzania pozwoli rozliczać diety w okresach dłuższych niż 14 dni.