Prawo do ochrony danych osobowych stanowi istotny element prawa każdego z nas do ochrony własnej prywatności, a więc do tego, aby – w miarę możliwości – pozostać anonimowym, jeśli tego sobie życzymy, oraz abyśmy sami mogli decydować o tym, jakie informacje o nas można udostępnić osobom trzecim.

Ochrona osób fizycznych na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przysługuje im tylko jednak wtedy, gdy dane osobowe przetwarzane są w zbiorach ewidencyjnych, zbiorach danych lub też są zbierane w celu utworzenia jednego z tych zbiorów.

Ustawa ta wyznacza bowiem zakaz przetwarzania danych osobowych w zbiorach ewidencyjnych oraz zbiorach danych (a także zbierania danych w celu utworzenia takich zbiorów).

Gromadzone przez sąd lub inny organ akta postępowania zawierają cechy zbioru danych, to jednak należy zwrócić uwagę na jedną szczególną okoliczność. Mianowicie pismo osoby informującej o nieprawidłowościach (skarga) jest pismem skierowanym w trybie administracyjnym oraz skutkuje wszczęciem postępowania administracyjnego. W związku z tym należy wskazać, że niewskazanie danych personalnych wnioskodawcy skutkowałoby tym, że pismo nie otrzymałoby biegu. Zgodnie bowiem z art. 63 ust 2 kodeksu postępowania administracyjnego, wszelkie powinny zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie.

Osoba kierująca takie podanie musi więc wskazać swoje dane osobowe dla nadania prawidłowego toku sprawie. Co więcej należy stwierdzić, że wniosek taki wyraża zgodę na wykorzystanie tego pisma w celach prawidłowego załatwienia sprawy. Należy również zaznaczyć, że pismo takie jest złożone w aktach sprawy, które to mogą być przeglądane przez osoby mające w tym interes prawny, a szczególności przez podmioty, których to postępowanie dotyczy. Dopiero wykorzystanie tego pisma zwierającego dane niezgodnie z celem, w jakim zostało ono złożone, lub udostępnienie akt osobie nieuprawnionej może spowodować ewentualne naruszenie danych osobowych wnioskującego.

Warto również dodać, że osobom fizycznym przysługiwać może ochrona na podstawie innych przepisów, zwłaszcza przepisów kodeksu cywilnego o ochronie dóbr osobistych ( art. 23, 24, 448 k.c.). Imię i nazwisko danej osoby stanowi bowiem jej dobro osobiste, które to podlega ochronie. Jednak ustalając, czy nastąpiło naruszenie dóbr osobistych, należy ocenić, czy na skutek działania osoby, przeciwko której skierowane jest roszczenie, ten czyje dobro było naruszone miał wystarczającą podstawę do negatywnych odczuć, przy czym uwzględnić należy nie tylko jego osobiste przeżycia, ale także przeciętną, obiektywną reakcję innych osób (tak wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 listopada 2006 r. IV ACa 420/2006). W związku z tym wydaje się, że omawiany przypadek nie zawiera znamion naruszenia dóbr osobistych, gdyż dane te nie były przedmiotem działań, które by uwłaczały godności osoby, która wniosek złożyła, narażały jej dobre imię na szwank, nie były też publicznie użyte w sposób obrażający jego poczucie własnej wartości.