Wyszukiwanie w wyszukiwarce podmiotów wpisanych do KRSu, podobnie jak w poprzednio dostępnej wyszukiwarce, jest możliwe przy użyciu nazwy podmiotu, jego numeru KRS czy nr NIP, a także, co stanowi nowość, wedle numeru REGON oraz nazwy województwa, powiatu, gminy lub miejscowości. Stosownie do zastosowanych kryteriów wyszukiwania otrzymujemy listę podmiotów spełniających te kryteria.
Po wybraniu interesującego nas podmiotu, system ładuje podstawowe informacje tego podmiotu dotyczące, a więc dane adresowe, numery KRS, NIP, Regon, zasady reprezentacji (podobnie jak w poprzednim systemie nie są tu wskazani prokurenci). Nas najbardziej jedna interesuje funkcjonalność systemu umożliwiająca również pobranie wydruku w formacie PDF zawierającego dane odpowiadające odpisowi aktualnemu z KRS. Pobranie wydruku nie wymaga podawania danych wnioskującego, rejestrowania się w systemie Ministerstwa. Uzyskanie wydruku nie wymaga również wnoszenia jakichkolwiek opłat.
Pobrany wydruk nie zawiera informacji historycznych o podmiotach, co oznacza, że uzyskanie takich informacji dalej będzie wymagało uzyskania odpisu (w formie papierowej i elektronicznej) za pośrednictwem CI KRS i opłacenia go opłatą w wysokości 60 zł.
Moc prawna samodzielnie wykonanego wydruku z CI KRS
Nowelizacja ustawy o KRS wprowadziła, obok odpisów, wyciągów i zaświadczeń wydawanych przez Centralną Informacje KRS, również „dokument” jakim jest wydruk z aktualnymi informacjami o podmiotach wpisanych do KRS. Znowelizowane przepisy (art. 4 ust. 4 aa) ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) nadały tym wydrukom moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację, o których mowa w ust. 3 artykułu 4 ustawy o KRS. Oznacza to, że samodzielnie wykonany wydruk pobrany z systemu CI KRS ma moc dokumentu urzędowego (na równi z odpisami wydanymi przez Centralną Informację w formie papierowej lub elektronicznej- potwierdzonej podpisem elektronicznym pracownika sądu). Tym samym samodzielnie pobrany wydruk aktualnych informacji z CI KRS stanowią więc dowód tego, co zostało w nim zaświadczone. Wydrukiem więc może posługiwać się spółka np. w celu wykazania przed sądem lub organem zasad reprezentacji.
Aby wydruk posiał moc dokumentu urzędowego musi spełniać jeden warunek tj. posiadać cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w KRS. Owe cechy umożliwiające weryfikację danych w wydruku zawiera rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz trybu i sposobu udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego i wydawania kopii dokumentów z katalogu, a także struktury udostępnianych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz cech wydruków umożliwiających ich weryfikację z danymi w Rejestrze (Dz.U.2011.297.1760).§ 9 ust. 2 tego rozporządzenia wskazuje, że pobrany samodzielnie wydruk komputerowy aktualnych informacji o podmiocie umożliwia jego weryfikację z danymi zawartymi w rejestrze, jeżeli posiada następujące cechy:
1) adres strony internetowej, na której zamieszczone są aktualne informacje o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego – zgodnie z trescią załączników 12 i 13 ten adres umieszczany znajduje się na ostatniej stronie wydruku, pod datą sporządzenia wydruku,
2) formę graficzną zgodną z załącznikami nr 12 i 13 do rozporządzenia;
3) identyfikator wydruku – taki identyfikator znajduje się w lewym górnym rogu każdej ze stron wydruku.
System pozwala również na zweryfikowanie danych zawartych w wydruku z aktualnymi w KRS. Wykonuje się to poprzez wpisanie ww. identyfikatora wydruku na stronie https://ems.ms.gov.pl/krs/weryfikujwydruk W wyniku procesu weryfikacji generowany jest kolejny plik w formacie PDF zawierający wskazanie, że jest to wydruk przygotowany dla weryfikacji, pokazujący informacje aktualne na datę i godzinę sporządzenia wydruku weryfikowanego.
Od 28 czerwca 2012 r. dział strona internetowa Ministerstwa Sprawiedliwości za pomocą której możliwe jest m.in. samodzielne pobranie wydruku z Centralnej Informacji KRS. Serwis ten jest dostępny w domenie https://ems.ms.gov.pl/start.
