Z dniem 1 stycznia 2012 r. został uchylony art. 7a ust. 2 ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarcze, który stanowił, że ewidencja działalności gospodarczej jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
W związku z powyższym od dnia 1 stycznia 2012 r. administrator danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zobowiązany jest więc do spełnienia obowiązków wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, w tym obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji, określonego w art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych. Obecnie zgłoszenie zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych jest regułą, od której wyjątki zostały wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 1 – 11 ustawy o ochronie danych osobowych. Najważniejsze wyjątki to:
– jeżeli w zbiorze danych przetwarzane są dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w związku ze świadczeniem administratorowi danych przez te osoby usług na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło itp.) zastosowanie ma przesłanka zwolnienia z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji przewidziana w art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy
– jeżeli zaś administrator przetwarza takie dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, wówczas będzie on zwolniony z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji na podstawie art. 43 ust.1 pkt 8 ustawy.
Podsumowując zaznaczyć należy, że jeżeli dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą stanowią odrębny zbiór, a nie ma zastosowania żadna z przesłanek zwolnienia zbioru z obowiązku rejestracji określonych w art. 43 ust. 1 ustawy, administrator zgłasza ten zbiór do rejestracji GIODO,